Vergadering organiseren? Zo doe je dat succesvol!

Laten we eerlijk wezen. Vergaderen is niet jouw favoriete taak. Dat gaat het voor veel mensen ook nooit worden. Toch kan vergaderen enorm handig en impactvol zijn. Zeker wanneer je het goed doet. Alle vergaderingen die vruchtbaar zijn geweest hebben iets gemeen. In deze blog zal ik doormiddel van tips uitleggen wat alle goede vergaderingen met elkaar gemeen hebben en hoe jij een succesvolle en vruchtbare vergadering neerzet. Zie de tips in deze blog als best practises en pas ze toe.

vergadering

Nodig alleen mensen uit die erbij moeten zijn

Maar al te vaak zie je vergaderingen waarbij er een aantal mensen zitten die nogal verveelt kijken. Wanneer een vergadering je echt aangaat ben je niet verveelt, omdat je mee kunt beslissen en praten over de uitkomst van een vergadering. Door alleen mensen uit te nodigen die er ook echt bij moeten zijn zorg je ervoor dat iedereen geïnteresseerd blijft en dat je ook tot goede en solide uitkomsten en afspraken komt. De input die mensen geven is dan beter.

Denk ook aan pauze

Goede afspraken en actiepunten kun je alleen opstellen wanneer iedereen gefocust is en fris blijft. Duurt je vergadering langer dan twee uur, dan is het goed om af en toe even een pauze in te lassen. Dit zorgt ervoor dat iedereen even afstand kan nemen van het onderwerp en daardoor met een frisse blik weer tegen het probleem of de uitdaging aan kan kijken.

Denk ook aan catering

Duurt je vergadering niet langer dan twee uur, dan is koffie en thee natuurlijk voldoende. Ben je bang dat de vergadering iets langer gaat duren? Dan doe je er goed aan om ook te zorgen voor wat te eten.

Extern of intern?

Een externe vergaderlocatie kan zorgen voor nieuwe inzichten en inspiratie. Dit zorgt ervoor dat je tot betere oplossingen komt. Een goede locatie voor een creatieve denksessie is bijvoorbeeld in een bosrijk gebied. Een heel zakelijk gesprek kun je beter houden op een industriële locatie.

Succes!

Ik wens je enorm veel succes bij het organiseren van jouw volgende vergadering en weet zeker dat het met de tips uit deze blog een stuk beter gaat.